Waarom maken we eigenlijk een schriftelijk contract van gemaakte (mondelinge) afspraken? Weleens over nagedacht?
Er zijn minstens 5 goede redenen om afspraken aan het papier toe te vertrouwen. Lees hieronder welke dat zijn.
Redenen
1.
Het dwingt partijen om na te denken over de onderwerpen die gewoonlijk, maar ook in dit specifieke geval, aan bod (moeten) komen en deze af te vinken. Alles wat relevant is dient aan bod te komen. De kans dat iets wordt vergeten wordt hierdoor verkleind.
2.
Door gemaakte afspraken op te schrijven dwingen partijen zichzelf om na te denken over de formulering van de contractsbepalingen en dus ook over wat zij nou eigenlijk bedoelen.
3.
Een schriftelijke overeenkomst kan dienen als:
- naslagwerk voor het geval er gedurende de looptijd van een overeenkomst of na afloop vragen rijzen over wat partijen ook al weer over een specifiek onderwerp hadden afgesproken.
- leidraad bij onduidelijkheden of bij naderende geschillen. Dat is in het belang van beide partijen en kan geschillen voorkomen, mits het maar duidelijk genoeg is opgeschreven.
- informatiebron bij opvolgers op de werkvloer. Immers, een opvolger heeft de onderhandelingen niet gevoerd en kan – waar het gaat om de vraag wat is afgesproken – alleen maar terugvallen op het contract.
4.
Een schriftelijke overeenkomst dient als bewijs indien er toch een geschil is ontstaan, jegens de wederpartij maar ook jegens de rechter. De overeenkomst wordt meestal als bewijs en onderbouwing bij een dagvaarding gevoegd.
5.
Verder speelt een schriftelijke overeenkomst een rol bij interne besluitvorming en verantwoording, kan het dienen als vergelijkingsmateriaal voor aanbestedingen en nieuwe vergelijkbare overeenkomsten of opdrachten en kan het bijvoorbeeld dienen als bewijs voor accountant en fiscus.
Uit het voorgaande, ik pretendeer zeker niet dat dit een uitputtende lijst is, blijkt dat opschrijven van afspraken dus handig en nuttig is en naar mijn mening zelfs noodzakelijk is.
Het maken van een goed en sluitend contract is nog niet zo eenvoudig. Het contract dient de juiste onderwerpen, de juiste opzet en formulering te bevatten en dient maar voor één uitleg vatbaar te zijn.
Daarvoor is onder andere kennis van de rechtspraak nodig. Immers, als je weet over welke onderwerpen vaak wordt geprocedeerd en hoe rechters daarmee omgaan, kan die kennis worden meegenomen bij het schrijven van een contract. Ik zal hier een aparte blog aan wijden.
Tip
De waarde van templates, die soms verkrijgbaar zijn op internet, moet niet worden overschat. Het slaafs volgen daarvan zal al snel tot problemen leiden. Een overeenkomst opstellen is maatwerk waar een template zeker behulpzaam bij kan zijn, maar bedenk altijd dat er onderwerpen in kunnen ontbreken en overbodig kunnen zijn en dat bepaalde formuleringen niet automatisch passen op wat je wilt.
Vragen?
Heb je een vraag over een contract of een (naderend) conflict? Neem dan gerust contact met mij op.
